Comment rédiger un plan de gestion des risques si vous avez une boutique en ligne

La seule chose qui est garantie lorsque vous dirigez votre propre entreprise est l’imprévisibilité. Il est impossible de prédire tout ce que vous, votre personnel et vos partenaires commerciaux traverserez au fil du temps, quel que soit le soin avec lequel vous planifiez et préparez chaque aspect de votre opération.

Le succès n’est jamais certain, même si vous avez le produit ou le service idéal, la solution idéale et la stratégie marketing idéale. Combien de fois avez-vous rencontré des personnes dont l’entreprise s’est effondrée en raison de “circonstances imprévues” ? Combien de ces entreprises pourraient bénéficier d’un simple plan de gestion des risques ?

Qu’est-ce que la gestion des risques ?

un plan de gestion des risquesDans les termes les plus simples imaginables, il s’agit d’un document utilisé par les chefs de projet pour identifier les risques potentiels d’un projet, calculer leur impact et leur probabilité d’occurrence, puis fournir des contre-mesures. Cependant, il néglige plusieurs détails qui soulignent l’importance de la gestion des risques pour les chefs de projet.

Tout d’abord, il est important de noter que tous les risques ne sont pas négatifs. En termes simples, le risque est une situation imprévisible. L’avenir est incertain et des conséquences à la fois positives et désastreuses sont possibles.

S’assurer que votre entreprise peut survivre à la plupart des types d’événements inattendus et de surprises est l’objectif principal de la création d’un plan de gestion des risques solide pour votre organisation. Votre entreprise sera en meilleure position non seulement pour survivre, mais aussi pour prospérer si vous prenez le temps d’identifier les risques potentiels et d’élaborer un plan pour traiter, combattre et limiter leurs conséquences potentielles. De plus, bien qu’aucune stratégie de gestion des risques ne puisse à elle seule rendre votre entreprise “à l’épreuve des catastrophes”, une stratégie solide peut certainement augmenter vos chances de succès à long terme.

Créer une stratégie de gestion des risques en 7 étapes

Vous pouvez démontrer avec succès que vous pouvez gérer n’importe quel risque grâce à une gestion des risques qui vous offre un accès à des données pertinentes et suffisantes. Cela réduit le risque de violer les normes de l’industrie et garantit que les menaces sont minimisées pour éviter toute perturbation de l’entreprise et la possibilité d’une action en justice. Lisons plus loin.

1. Analyse des risques

Effectuez une analyse des risques pour identifier les risques potentiels (puis documentez-les et hiérarchisez-les). Trouver tous les risques potentiels auxquels votre projet est confronté est la première étape. Cela devrait se produire au début du projet et sur une base continue (par exemple après qu’une étape clé soit atteinte).

Ici, vous devez examiner tous les niveaux de connaissance ainsi que les quatre catégories de risques (technique, managérial, organisationnel et externe) (risques connus, risques inconnus et risques inconnus). Il existe de nombreuses approches différentes pour évaluer les risques, et celle que vous choisirez dépendra de votre équipe, de vos ressources et de la taille du projet. Votre stratégie de gestion des risques doit être créée en utilisant une approche simple qui est :

• Identité
• Analyser
• Plan
• Moniteur

Voici comment remplir chacun.

• EntrevuesPrenez le temps de consulter les principaux participants au projet, des experts externes et d’autres membres de l’équipe qui peuvent faire la lumière sur certains des risques les plus obscurs.
• Des séances incroyables !L’un des meilleurs endroits pour en savoir plus sur les risques potentiels est votre équipe. Ils ont souvent travaillé sur des projets similaires donc ils connaissent bien les enjeux. Une séance de remue-méninges doit être correctement organisée et gérée pour rester concentré sur la tâche, comme toute autre réunion de groupe. Avant l’arrivée des invités, envoyez un ordre du jour et des informations générales pour préparer le terrain. Vous voulez encourager la conversation, mais la limiter aux risques que les individus ont déjà rencontrés sur des projets de même nature.
• Registres des risquesVotre organisation a-t-elle un processus de reconnaissance des risques ? Si tel est le cas, ils fournissent probablement une liste de sujets et de sections à explorer. Sinon, construire et utiliser cet outil dans de futurs projets est une excellente idée.
• Analyse des hypothèsesChaque hypothèse a le potentiel d’être fausse (rappelez-vous les biais cognitifs que j’ai mentionnés plus tôt ?). Prenez un moment pour réfléchir à ce que vous considérez comme ce projet réel ou réel. Vos idées sont-elles cohérentes ? Avez-vous des preuves?

2. Évaluation de chaque risque potentiel

Vous poserez automatiquement trois questions lorsque vous classerez vos risques :

• Que se passe-t-il si ce scénario se produit ?
• Quelle est la probabilité que cela se produise ?
• Dans quelle mesure le résultat pourrait-il être préjudiciable au projet ?

Conséquence, probabilité et impact sont les trois critères qui donnent une perspective et un sens à chacun de vos risques. Vous pouvez comprendre exactement à quel point ils sont brutaux et à quel point vous devez vous y préparer plutôt que d’être simplement une remarque. Attribuez un score de probabilité (probabilité faible à élevée) et un score d’impact du risque à ce stade (faible, moyen ou élevé) après avoir examiné les impacts qualitatifs et quantitatifs du risque.

3. Attribuez des tâches et des rôles à chaque risque

Il ne suffit pas d’énoncer simplement les dangers potentiels et d’espérer qu’ils ne se matérialisent pas. Chaque risque doit avoir un membre de l’équipe affecté, priorisé et les ressources nécessaires pour le gérer estimées. Dans le cas où un risque deviendrait un problème, un membre de l’équipe sélectionné sera chargé d’en prendre possession. Ils doivent comprendre les facteurs de risque ou les indicateurs d’alerte qui indiquent qu’ils doivent prendre des mesures immédiates dans ce cadre.

Lorsque le danger est connu, le déclencheur du risque peut être prédit à l’avance, mais dans d’autres circonstances, il peut être presque impossible de déterminer sa source exacte. Par exemple, vous savez peut-être qu’un changement dans votre structure de prix présente des risques pour votre marque, mais vous ne pouvez peut-être pas en identifier la cause, comme une publication sur Facebook ou le blog d’un client.

Bien que les dangers doivent être attribués à un seul individu, tout le monde doit en être conscient. Tout le monde sera informé de ce qu’il faut surveiller et qui informer s’il se retrouve avec l’un des déclencheurs.

4. Développer des mesures préventives pour chaque risque

Le but d’un plan de gestion des risques est de vous fournir une feuille de route claire pour résoudre tout problème potentiel qui pourrait survenir. Le chef de projet et le membre désigné de l’équipe doivent fournir une réponse appropriée pour chacun des risques identifiés. Vous surmonterez souvent un danger qui s’est transformé en problème de l’une des quatre manières suivantes.

• ÉviterChangez votre stratégie pour contourner le problème. En d’autres termes, éliminez complètement la source sous-jacente de la menace.
• TransfertAttribuez le risque (ou une partie de celui-ci) à un autre groupe ou organisation. Considérez ceci comme une police “d’assurance” standard.
• AdoucirPrenez des mesures rapides pour réduire les effets du risque afin de l’atténuer. Cela peut conduire à un examen de vos besoins, à des tests supplémentaires ou à l’exploration d’autres solutions.
• AccepterReconnaître le potentiel d’un mauvais effet ou, en fin de compte, le budget pour y remédier.

Le niveau de détail de votre plan de réponse aux risques doit être proportionnel à l’importance du danger. Une réponse approfondie à un risque à faible impact et à faible probabilité est inutile. Enfin, si vous sentez que la réponse est en dehors des paramètres de votre projet, vous pouvez augmenter le risque.

5. Développer une stratégie de sauvegarde

Vous devez vous préparer au pire scénario si vous acceptez les conséquences possibles du risque. Avoir un plan d’urgence, c’est ce dont il s’agit. En d’autres termes, vous répondez à la question : “Que devons-nous faire à ce stade ?”

Les plans d’urgence doivent être réservés aux risques qui ont une priorité élevée et un impact significatif mais qui n’ont pas de plan d’action évident s’ils se produisent. Dans cette situation, vous devez planifier un workflow qui comprend les étapes suivantes :

• Trouvez des ressources d’urgence et faites-en une liste. Cela peut impliquer le déplacement des membres de l’équipe vers un nouveau projet, la modification du budget ou l’élargissement de la portée.
• Découvrez qui contacter si ce problème survient. Vous pouvez trouver ces personnes à l’aide de votre stratégie de communication.
• Créez une stratégie pour résoudre ce problème. Pouvez-vous suggérer des substituts ou ajouter de la flexibilité à votre plan de projet actuel ? Savez-vous qui appeler et où aller pour obtenir de l’aide ? Lorsque vous êtes en mode crise, une liste de contrôle peut vous permettre de rester concentré.
• Gardez une trace des facteurs de risque de ces maladies (en particulier les délais).

La réalité de la planification d’urgence est qu’il s’agit souvent de problèmes à faible probabilité. Il est facile de s’inquiéter de tous les scénarios effrayants qui pourraient survenir. Cependant, il est important de considérer au préalable si une éventuelle défaillance de l’un de ces risques pourrait mettre en péril votre projet.

6. Déterminez votre tolérance au risque

Bien qu’il y ait un certain risque impliqué dans chaque entreprise, il y en a certaines où le potentiel de conséquences négatives est tout simplement trop grand pour prendre une chance. C’est ce qu’on appelle votre seuil de risque, le niveau de risque que votre entreprise ou vos parties prenantes sont prêtes à accepter. Il est important de rester en contact avec vos principales parties prenantes lorsque vous développez votre stratégie de gestion des risques et obtenez leur avis.

La portée du projet est-elle justifiée compte tenu du niveau de risque encouru ? Avant de commencer à atténuer les risques, y a-t-il des ajustements à votre plan de projet ? Bien que cela puisse sembler peu pratique, il est préférable d’apporter des changements maintenant plutôt qu’après avoir découvert de graves problèmes alors que vous avez déjà investi du temps et de l’énergie.

7. Continuez à suivre et à signaler chaque risque

Après tout, la gestion des risques est un cercle plutôt qu’une ligne droite. Votre stratégie de gestion des risques doit être un document évolutif car vous avez affaire à des inconnues. La personne responsable du risque devrait être responsable de le surveiller, de le mettre à jour dans votre logiciel de gestion de projet et de tenir les autres informés des développements. Il y a de fortes chances qu’au fur et à mesure que votre projet se développe, de nouveaux risques apparaissent ou que des risques existants changent et s’adaptent.

Peut-être que ce qui semblait initialement être un risque à faible probabilité est maintenant beaucoup plus probable. L’utilisation de solutions logicielles pour gérer vos risques vous permettra de les mettre à jour rapidement et de tenir tout le monde informé des évolutions. Il est impossible de gérer le risque d’un projet de manière isolée. Cela devrait être un élément transparent de votre processus de gestion de projet pour avoir la plus grande probabilité de réussite du projet.

Dernières pensées

Bien que les risques soient un aspect inévitable des opérations commerciales, la meilleure approche pour faire face à des situations imprévues est d’avoir une stratégie de gestion des risques. Il aide les entreprises à gérer les risques tout en façonnant la croissance future.