7 meilleures pratiques comptables pour simplifier vos finances (2023)

La comptabilité est la pratique d’enregistrement, d’organisation et d’analyse des informations financières d’une entreprise. Les sociétés cotées en bourse doivent suivre les principes comptables généralement reconnus (GAAP), qui sont un ensemble de meilleures pratiques comptables normalisées établies par le Financial Accounting Standards Board.

Contrairement aux sociétés cotées en bourse, la plupart des petites entreprises privées aux États-Unis ne sont pas légalement tenues de suivre des directives comptables spécifiques. Cependant, garder les livres en ordre est toujours nécessaire pour effectuer des tâches financières de routine, telles que préparer des déclarations de revenus, demander des prêts et attirer des investisseurs. Voici sept bonnes pratiques comptables clés à garder à l’esprit.

7 meilleures pratiques comptables

1. Organiser les rapports et les dossiers financiers
2. Déterminer la méthode comptable
3. Budget et prévisions
4. Maintenir les contrôles internes et prévenir la fraude
5. Assurer la conformité
6. Impliquer des auditeurs si nécessaire
7. Utiliser un logiciel de comptabilité

1. Organiser les états financiers et les registres

Les petites entreprises doivent tenir des registres comptables précis et cohérents, car elles sont souvent tenues d’utiliser leurs états financiers et leurs registres pour déclarer leurs impôts, obtenir des prêts ou rechercher de nouveaux investissements.

À la base, il existe trois principaux états financiers que les petites entreprises conservent :

1. Releve de revenue. Un état des résultats détaille les sources de revenus et de bénéfices sur une période de temps, comme un mois ou un trimestre.
2. État des flux de trésorerie. Un état des flux de trésorerie enregistre toutes les transactions en espèces, y compris les investissements et les emprunts, sur une période donnée.
3. Équilibre. Un bilan est un instantané de l’actif et du passif d’une entreprise à un moment donné.

Le suivi des reçus, des factures et des relevés bancaires facilitera l’exactitude de ces registres. Si vous souhaitez plus d’informations sur la façon de créer vos dossiers financiers, vous pouvez suivre ce guide des dossiers commerciaux pour les petites entreprises.

2. Déterminer la méthode comptable

Au cours de ce processus, vous devez également choisir une méthode comptable et vous y tenir. Il existe deux grands types de méthodes comptables.

1. Comptabilité de caisse. La méthode de comptabilité de caisse consiste à enregistrer toutes les transactions en espèces reçues par l’entreprise.
2. Comptabilité. La méthode de la comptabilité d’exercice oblige les entreprises à comptabiliser tous les biens et services rendus, même si l’entreprise n’a pas encore reçu d’argent pour ces services. La comptabilité peut fournir plus de détails sur les revenus futurs attendus d’une entreprise que la comptabilité de caisse.

3. Budget et prévisions

La budgétisation et les prévisions consistent à établir un aperçu financier de votre entreprise actuelle et à prévoir les besoins futurs. La création de budgets réalistes et l’estimation des flux de trésorerie futurs minimisent le risque de payer des dépenses imprévues à l’avenir. Si vous avez des dépenses soudaines et imprévues que vous n’avez pas prévues au budget, vous devrez peut-être contracter des emprunts pour les rembourser. Ainsi, une planification financière précise peut faire économiser beaucoup d’argent à votre entreprise à long terme.

4. Maintenir les contrôles internes et prévenir la fraude

La fraude se produit lorsqu’une personne modifie les registres financiers d’une entreprise pour changer l’apparence de la situation financière de l’entreprise. Cela peut inclure la surestimation des revenus, la sous-estimation des passifs et l’omission d’enregistrer les transactions financières, entre autres crimes. La fraude est illégale, même si elle n’est pas intentionnelle, et c’est l’un des problèmes les plus coûteux auxquels une entreprise peut être confrontée.

Les entreprises peuvent minimiser ce risque en maintenant des contrôles internes conçus pour prévenir la fraude. Ces contrôles peuvent inclure, par exemple, le rapprochement des registres comptables avec les relevés bancaires et de cartes de crédit, l’établissement d’un système de freins et contrepoids afin qu’aucune personne ne contrôle l’intégralité des registres comptables de l’entreprise et l’établissement d’un processus d’autorisation des dépenses professionnelles.

5. Assurez-vous de la conformité

En comptabilité, la conformité fait référence au respect des règles et procédures établies par une entreprise pour s’assurer que sa comptabilité et ses registres sont exacts. Cela peut inclure l’adoption des PCGR et la création d’un ensemble clair de directives écrites pour les comptables. Notez que si vous adoptez les PCGR, votre entreprise devra utiliser la méthode de comptabilité d’exercice.

Pour les entreprises qui envisagent de se développer à l’international, il peut également être avantageux d’adopter les Normes internationales d’information financière (IFRS), un ensemble de normes comptables utilisées par la plupart des entreprises faisant des affaires internationales.

6. Si nécessaire, impliquer des auditeurs

Les auditeurs sont des comptables qui vérifient les états financiers préparés par d’autres comptables. Ils revérifient l’exactitude et identifient les risques potentiels de fraude dans le système comptable de l’entreprise. Vous pourriez bénéficier de l’embauche d’un auditeur si vous avez remarqué des écarts ou des chiffres irréalistes dans votre comptabilité ou votre tenue de livres. Cela est particulièrement vrai si vous engagez quelqu’un d’autre pour faire la comptabilité de votre entreprise, car il est possible qu’une fraude se produise à votre insu.

7. Utilisez un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité aide les entreprises à automatiser certaines parties du processus comptable. Pour la plupart des entreprises, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut aider à accélérer les coûts et les revenus d’exploitation forestière, à réduire les erreurs et potentiellement à réduire les coûts de personnel. Si vous avez du mal à choisir entre les options, Shopify a compilé une liste des meilleurs logiciels de comptabilité pour les petites entreprises.

Quels sont les 10 principes des PCGR ?

Les PCGR, qui signifient les principes comptables généralement reconnus, sont un ensemble de principes directeurs adoptés par la Securities and Exchange Commission des États-Unis qui est utilisé pour normaliser la comptabilité aux États-Unis et dans de nombreux autres pays. Toutes les entreprises publiques aux États-Unis sont tenues de suivre les PCGR. Bien que les entreprises privées ne soient pas tenues de suivre les PCGR, beaucoup choisissent de le faire car cela permet aux étrangers de comprendre plus facilement leurs dossiers financiers.

Les 10 principes des PCGR sont :

1. Le principe de cohérence. Les entreprises doivent utiliser les mêmes normes comptables pour différentes années. Cela facilite la comparaison des enregistrements de différentes périodes commerciales.
2. Le principe des méthodes permanentes. Semblable au principe de cohérence, ce principe impose aux comptables d’entreprise d’utiliser chaque année les mêmes méthodes et pratiques comptables.
3. Le principe de non-indemnisation. Les entreprises devraient noter la valeur de tous les actifs et passifs, et non simplement utiliser l’un pour annuler l’autre.
4. Principe de prudence. Tous les états financiers doivent être fondés sur des faits. La valeur d’un actif doit être basée sur le prix de cet actif au moment de l’achat, et non sur des estimations basées sur la valeur actuelle de l’actif. Ce principe protège contre la surévaluation ou la sous-évaluation des actifs.
5. Le principe de régularité. Tous les comptables doivent suivre tous les principes des PCGR de manière cohérente.
6. Principe d’honnêteté. Les comptables doivent toujours être précis et honnêtes dans leurs rapports sur les données financières.
7. Le principe de la plus grande bonne foi. Les comptables doivent présumer que les autres parties agissent avec honnêteté et exactitude.
8. Le principe de matérialité. Les comptables doivent divulguer et conserver toutes les informations pertinentes dans les documents financiers.
9. Le principe de continuité. Les comptables doivent faire des estimations fondées sur l’hypothèse que les conditions actuelles se poursuivront dans le futur.
10. Le principe de périodicité. Les entreprises doivent garder une trace des dossiers financiers sur une base régulière. Les intervalles courants d’enregistrement des transactions sont quotidiens, mensuels et annuels.